Domaine "Amélioration de processus"

Pour A3D Consulting ce domaine d'intervention est générique. Il met en exergue la dimension méthodologique de l'intervention d'A3D Consulting sur un diversité de fonctionnements institutionnels.

Sur l'ensemble des processus d'un établissement, les objets particuliers que constituent : "l'évaluation et la qualité", "les projets et dispositifs droits des usagers" ont été valorisés comme des domaines spécifiques de l'intervention du cabinet qui a ici développé des expertises complémentaires.

Les interventions principalement menées

Stratégie et gouvernance : accompagnement de projets associatifs – appui à l’analyse, la mesure de l’impact et l’intégration de politiques publiques – diagnostic/préconisations relatives à des structures organisationnelles, changements institutionnels, offres de services, système de management...

Organisation et fonctions support  : les processus d’organisation (diagnostic / évaluation des processus, résolution de problèmes, plan de progrès des pratiques et fonctionnements) – la maîtrise des risques (démarche de gestion des risques, gestion de risques spécifiques (maltraitance, violence, risques psychosociaux), mise en place d'outils (document unique des risques, gestion des événements indésirables...) – les dispositifs et outils de communication : appréciation et amélioration des dispositifs de communication interne, amélioration d’outils de communication (efficacité des réunions, écrits professionnels...)…

Management des fonctions et compétences : mise en place d’une évaluation au niveau d’une structure ou d’une unité de travail, cartographies individuelles et collectives, tableaux de bord... – dispositifs d'évolution des compétences (formation continue, organisation apprenante, appui à la construction de parcours professionnels, formation de formateurs, construction de guides pédagogiques/guides de travail pour les professionnels) – création de fiche de fonction, descriptif de poste, grille de compétences... mise en place d’entretiens d’évaluations (entretiens professionnels).

L'analyse fonctionnelle - Eléments de méthode

Parmi une diversité d'outils de l'amélioration de processus, l'analyse fonctionnelle est très régulièrement utilisée dans les missions d'A3D Consulting.

Le détour fonctionnel

"L'analyse de la valeur" (AV) est une méthode organisée et créative permettant de concevoir ou de re-concevoir un service (ou un produit) assurant au meilleur coût global, les fonctions nécessaires pour satisfaire les besoins des utilisateurs.

Cette méthode essaie de séparer le mode fonctionnel (les besoins) et le mode descriptif (la solution technique) pour optimiser "un système" examiné.

L'analyse fonctionnelle est une composante première de l'AV. Elle substitue à la démarche classique d'amélioration, une attention aux besoins qui va permettre d'aboutir à une solution recomposée, probablement plus forte et innovante.

Mettre en adéquation "réponse" et "besoins"

Dans cette mise en adéquation, il peut s'agir :

  1. d'améliorer le niveau de satisfaction et de minimiser les ressources nécessaires ;
  2. de proposer un service complet ;
  3. de diminuer, voire écarter les fonctions inutiles ou superflues (coût élevé eu égard à leur utilité).

L'analyse fonctionnelle va permettre de décrire l'ensemble des fonctions "de service" et leurs relations (identification, regroupement, hiérarchisation), elle va également clarifier les fonctions "de contrainte" (respect des normes et de la réglementation) comme autant d'éléments contraignant le choix des solutions.

Différentes représentations (Cahier des Charges Fonctionnel - CdCF, arborescence besoins/solutions) vont faciliter une démarche de recherche créative et d'arbitrages des réponses les plus appropriées.

Exemples d'interventions

 

Auto-diagnostic de l'efficacité des processus

Pour un complexe éducatif, appui à la description de processus clés de l’institution et à l'amélioration des pratiques

 

Accompagnement d'une réflexion institutionnelle associant en différents comités près de 60 personnes. L'action s'est déroulée sur 8 mois et a mobilisé près de 15 journées consultant sur site.

  • Apports méthodologiques, délimitation de 12 processus / thèmes majeurs (les parcours professionnels, la scolarité et la formation professionnelle, le travail avec les familles, l'articulation entre les différents services, la continuité de la prise en charge, l'évolution/innovation dans la prise en charge...).
  • Construction d'un référentiel descriptif (process) et fonctionnel (besoins à satisfaire) pour chaque processus examiné.
  • Evaluation critique de l’existant en regard du référentiel préalablement établi.
  • Construction d'un plan de progrès (pistes de travail et arbitrage). Définition interne de plans d'action.

Dispositifs de communication interne

Dans un ITEP, animation d’une démarche participative visant à améliorer la communication interne.

 

Accompagnement d'une démarche participative (plusieurs groupes de travail) sur un semestre pour une dizaine de journées consultant sur site.

  • État des lieux relatifs à 14 dispositifs internes (accueil, information des salariés, coordination, enrichissement professionnel...).
  • Actions d’amélioration relatives à des dispositifs défaillants (apports formatifs, création de référentiels, évolution des pratiques).

Ecrits professionnels

Dans une MECS, accompagnement d’une équipe dans la re-conception des rapports de situation et autres documents liés aux jeunes accueillis.

 

Apports formatifs et accompagnement dans l'adaptation d'outils internes.

Action menée en un trimestre pour 4,5 jours consultant sur site.

  • Clarification de l'ensemble des exigences à l'élaboration des écrits (détermination d'un niveau de qualité à atteindre, analyse critique d'écrits internes...)
  • Construction d'un guide d'élaboration des écrits professionnels et détermination de procédures, grilles, outils manifestant une « bonne pratique » dans la réalisation et l'usage des écrits.

Diagnostic / prospective d’un pôle d’établissements

Pour une association du secteur social, mise en œuvre d’une démarche de diagnostic / prospective

 

Dans un contexte de développement important de l’activité et d’évolution du management, la direction générale et l’association souhaitaient disposer d’une analyse fine de l’existant afin de restructurer un pôle d’activité et de définir des profils de fonction de management en lien avec une démarche de recrutement à venir.


La démarche s’est déroulée en 13 journées consultant sur site.


  • Cadrage et orientation de l’action.
  • Diagnostic « stratégique et organisationnel » - organisation générale, évolutions des structures et publics, équilibre financier, optimisation des ressources, formes de management et culture d’entreprise...).
  • Diagnostic « RH, fonctions et compétences » - appréciation des différents dispositifs RH, clarification des fonctions et de leurs interactions, réalisation de fiches de fonctions, entretiens de positionnement dans les fonctions de direction (contours d’emploi, analyse des activités, besoin d’adaptation des compétences et compétences clés).
  • Préconisations et rapport d’intervention (hypothèses de structuration du pôle, autres préconisations liées au double diagnostic).

Compétences individuelles et compétence d'équipe

Dans une MAS, appui au renforcement de compétences individuelles et collectives.

 

La démarche globale a été construite sous forme de 3 interventions successives avec des publics professionnels différents.

La démarche initiale de construction et d'expérimentation des outils s'est déroulée sur 1 an et a mobilisé 12 journées consultant.

  • Travail avec l'ensemble de l'équipe d'une unité de vie sur le thème des fonctions et compétences. Éléments méthodologiques – construction d'outils d'explicitation et application à la dimension « équipe » et aux fonctions « moniteur de groupe » et « maîtresse de maison ».
  • Détermination d'outils d'évaluation, application à l'équipe et exploitation des résultats. Mise en perspective de la maîtrise des compétences, de compétences clés et de compétences critiques. Contours d'emploi et axes d'adaptation individuels et collectifs.
  • Exploration d’outils d'évolution des compétences et pratiques : de l'évaluation au plan de formation, de l'évaluation à la mise en place d'apprentissages en situation de travail.
  • Précautions méthodologiques et éléments de déploiement des nouveaux outils à l'ensemble de l'institution.
  • Expérimentation de l'outil, ajustements et application à de nouvelles fonctions ( surveillant de nuit et personnel infirmier).

Entretiens professionnels

Dans un ITEP/SESSAD, accompagnement de l’équipe de direction dans la mise en place des « entretiens professionnels ».

 

La démarche s'est déroulée sur la période d'un trimestre avec 3,5 journées consultant sur site.

  • Réflexion sur le sens des entretiens (destinataires, raisons d’être, références légales).
  • Mise en place des outils en lien avec l’entretien professionnel (trame de déroulement, règles du jeu et conditions de réussite, éléments préparatoires et grilles à renseigner par le salarié, formulaire de synthèse de l’entretien).
  • Adaptation de l’outil fiche de fonction en lien avec les entretiens professionnels.
  • Expérimentation et préparation d’un déploiement à l’ensemble de l’institution.

Fiche de poste / Fiche de fonction

Pour une association du secteur du handicap (IME, MAS, FAM...) appui aux équipes de cadres dans la définition et la mise en place des fiches de postes/fonctions.

 

La démarche s'est déroulée en deux temps sur site de l'intervenant externe (2 jours et 1 jour) avec une élaboration interne intermédiaire.

  • Orientation d’un travail d’explicitation (les différents niveaux d’explicitation d’un travail, motivations et finalités de la démarche, état des lieux des pratiques institutionnelles et des expérimentations internes, cartographie des postes et fonctions, obligations, enjeux et points de vigilance).
  • Démarche et outils d’élaboration d’une fiche de fonction (approches et méthodes, intégration des compétences, modèle de fiche de fonction, lien entre explicitation et évaluation des fonctions et compétences, construction de questionnaires de recueils de données).
  • Expérimentation et préparation d’un déploiement à l’ensemble de l’association.

Références dans le domaine (par missions)


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